Ein Dienstleister aus dem Mittelstand hat in einem umfassenden Organisationsprojekt seine Strukturen auf den Prüfstand gestellt – mit dem Ziel, Abläufe zu verbessern, Verantwortlichkeiten klarer zu definieren und die Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen.

Was haben wir gemacht?
Im Mittelpunkt der Analyse standen über 20 vertrauliche Interviews mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen. Tätigkeiten, Schnittstellen und Prozesse wurden detailliert eingeordnet und kritisch bewertet. Ergänzt wurde dies durch die Auswertung interner Dokumentationen sowie intensive Abstimmungen mit der Geschäftsführung. Ziel war es, Stärken sichtbar zu machen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und konkrete Maßnahmen für eine zukunftsorientierte Organisationsentwicklung abzuleiten.

Zentrale Erkenntnisse
Die Untersuchung bestätigte eine dynamische Entwicklung und eine positive Kultur – geprägt von abwechslungsreichen Tätigkeiten, kreativen Freiräumen, moderner Ausstattung und attraktiven Anreizen. Gleichzeitig traten Herausforderungen zutage: fehlende Standards, individuelle Prozessvarianten, unzureichende Einarbeitung sowie Überschneidungen in Funktionen. Dies führte zu Reibungsverlusten, erhöhtem Aufwand und Unsicherheiten im Tagesgeschäft.

Warum Leitlinien notwendig sind
Um diese Herausforderungen systematisch zu adressieren, setzt das Unternehmen künftig stärker auf verbindliche Leitlinien. Sie sollen Abläufe vereinfachen, Kapazitäten effizienter steuern und Handlungssicherheit schaffen. Klare Verantwortlichkeiten, einheitliche Regelungen und bessere Kommunikation stärken Effizienz und Vertrauen der Mitarbeitenden.
„Leitlinien geben Orientierung, ohne Kreativität einzuschränken. Sie sichern unsere Kultur und helfen, steigenden Marktanforderungen gerecht zu werden“, so ein Geschäftsführer des Dienstleistungsunternehmens.

Zukunftsfähig: die neue Aufbauorganisation
Kernstück ist die Etablierung einer zweiten Führungsebene und klar definierter Teamleiterrollen. Damit einher gehen:
• Verteilung von Verantwortlichkeiten in Kreativentwicklung, Finanzen und Controlling,
• regelmäßige Teamleiter- und Mitarbeitendengespräche,
• einheitliche Standards für Dokumentation und Prozesse,
• transparente Ressourcenplanung,
• strukturierte Einarbeitungs- und Vertretungskonzepte.

Fazit
Mit der neuen Struktur legt das Unternehmen die Basis für nachhaltiges Wachstum, reibungslose Abläufe und eine zukunftssichere Weiterentwicklung. Die Unternehmenskultur bleibt zentraler Erfolgsfaktor und wird durch Leitlinien zusätzlich gestärkt.